Quand vous gérez 10 comptes en même temps (voire un peu plus…), sur des parties techniques, d’autres fonctionnelles, avec des rythmes offensifs comme l’impose une agence de communication où process ne fait pas forcément bon ménage, vous devez vous adapter. Être rapide, efficace. Entre les mails URGENT où vous êtes en copie ou un mail ou ça discute d’un sujet qui ne vous impacte pas, vous devez identifier rapidement l’importance des éléments de votre INBOX.

Autant vous dire qu’Outlook est un vrai bonheur (testé et approuvé chez Nurun) à contrario de Lotus (solution IBM qu’on doit supporter au sein du groupe Publicis). Alors, pour avancer rapidement, faite abstraction du client mail utilisé (outlook, lotus, thunderbird etc). Imaginez vos emails comme un dossier projet.
En effet, les réflexes que vous allez prendre ne doivent pas être dépendant de l’outil, car vous ne tomberez pas forcément sur le meilleur du marché, ou celui qui vous convient le mieux (personnellement, je suis outlook’s addict, imaginez la galère au quotidien avec Lotus)

Entrons dans le vif du sujet au niveau de l’INBOX

1. Réception d’un email
2. Déplacement dans dossier Client/Projet
3. Une fois rangé, je peux lui répondre sans souci, il reste en statut non lu tant qu’il n’a pas été ouvert.

Je peux recevoir une 60taine de mail dans une journée (parfois plus si c’est la journée « tout va mal »), autant dire que c’est sport.

C’est la seule façon à mon sens pour garder une vision sur votre travail sur chaque projet et détecter là où vous êtes en retard sur tel ou tel projet (si un nombre de mails conséquents pour un projet reste non lu, vous savez que vous allez rester tard le soir !). Malheureusement, une organisation Client/Projet trouve ses limites au quotidien, surtout quand vous devez retrouver vos emails et qu’il est impossible d’envisager une convention de nommage de la part de vos clients, il y aura toujours des intitulés batards donc oublier cette méthode (ça ne vous empêche pas de le faire de votre coté dans votre OUTBOX). La seule façon est donc dès réception de l’email de le dispatcher dans le dossier adéquat. Si chaque projet a ses spécificités et qu’il est difficile d’avoir une arbo complète, vous pouvez déjà vous baser sur celle là très générique

-Clients [A-Z-123]
- -Projets [ 01_NomProjet]
- – -01-Recup Client (wording, typo, éléments créa)
- – -02-Commercial (Contrats, devis, bon de commande, factures)
- – -03-Conception (arbo, storyboard, Wording traduction, Retours clients)
- – -04-Gestion
- – - -04-1-briefs
- – - -04-2-réunions
- – - -04-3-juridique (contrat, mentions légales)
- – - -04-4-stats (ouverture compte, rapports)
- – -05-Technique (hébergement, nom de domaine, référencement, specs)
- – -06-Production (créa, integ, dev, video, son)
- – -07-Tests / Retours
- – -08-Suivi/Maintenance/Fin

Afin d’aller au plus efficace, j’ai toujours ma fenêtre de preview ouvert. Je lis les 5 premières lignes max pour déterminer si le mail est critique (réponse dans la demi-heure) ou s’il peut attendre. C’est un point important lorsque vous êtes submergés par les mails.

Le problème, c’est que vous devrez souvent adapté (ce n’est pas un problème, c’est votre job) et souvent ranger à la racine d’un dossier sans vraiment savoir si c’est au bon endroit.

Et au quotidien, trop de dossiers sera un frein, déjà, j’ai du mal à respecter cette arbo tout simplement car les sujets arrivent vite. Mais quand vous disposez d’un client mail inefficace, contre-productif, cela peut vous sauvez la vie.

J’en ai profité pour contacter quelques anciens d’Ingémédia aujourd’hui chef de projet web dans certaines agences parisiennes, voici un extrait de leur méthode :

Un dossier par client + dossier par sous projets à l’intérieur
Par défaut je laisse dans la boite de réception les emails et ne les déplace qu’une fois traités.
Pour ceux que je ne peux pas traiter immédiatement, j’ai mes codes couleurs pour le suivi : Rouge en attente éléments, Bleu à voir avec ma directrice de clientèle, Jaune a conserver, et vert a traiter dès que possible.Vincent Weber (E-Mazarine)

Je classe mes mails grâce aux drapeaux du suivi d’outlook.
– rouge : à gérer en urgence (même si des fois certains restent rouges très longtemps )
– vert : géré de mon côté mais en attente de réponse/retour/validation d’une autre personne
– bleu : mail perso
– jaune :  bon à savoir/pour info (sorte de mémo pour infos importantes et compliquées à retrouver d’habitude)
– violet : demandes particulières de l’un de mes clients
Ce classement me permet de m’y retrouver plus simplement , chaque mail est identifié et d’un seul coup d’oeil je sais ou j’en suis.
En plus avec le classement des mails uniquements suivis on peut retrouver par exemple très rapidement les jaunes. Arnaud Genty (TBWA)

Je reçois environ une cinquantaine de mails par jour. Je m’organise avec l’arbo suivante :

Projets
– Nom du pays
– –Nom du projet + année
Ensuite par pôle de compétence :
– Finance
– Statistiques
– Référencement
– …
J’en profite pour dire que le fait de bien ranger ces mails reste insuffisant pour retrouver un mail bien précis. Le genre de mail qu’on peut avoir besoin de renvoyer au client pour lui rafraichir la mémoire si vous voyez ce que je veux dire
Pour ça j’utilise X1 ça permet de rechercher facilement sur énormément de critères : date, PJ, expéditeur, texte dans l’objet, le mail, …
http://www.x1.com/
C’est le logiciel qui est utilisé dans toute la boite. Il ne permet pas uniquement de faire des recherches sur Outlook mais sur environ 400 logiciels et types de fichier. Très puissant en terme de recherche, il n’est pas très stable et plante assez régulièrement. Nicolas Beladen (Nurun) – EDIT : X1 me rappelle fortement un portage de spotlight sous mac

Comme vous le constatez, beaucoup utilisent un système de couleur. Quand je vous dis que vous ne pouvez pas toujours profiter des meilleurs outils… Outlook devance de très très loin la solution d’IBM à ce niveau là.

Et vous, quelle est votre méthode pour organiser vos emails ?

Un prochain article concernera la rédaction des emails, pour rester courtois mais direct (beaucoup ont tendance à broder, laissez ça aux commerciaux, votre job est de faire passer l’information, pas raconter un roman). Je m’appuierai sur 2 livres US achetés récemment :  Making Things Happen: Mastering Project Management et The Principles of Project Management.

Malheureusement, quand ça se passe mal, cette bonne entente n’a aucune valeur, et ces petits oublis, facilité de gestion de projet vous retomberont dessus.

Moralité : même si votre client devient votre meilleur ami, passer 5mn à formaliser tout par mail, les traces écrites seront votre seul joker en cas de problème.